Dokumentu īstuma apliecināšana (legalizācija) nozīmē paraksta un zīmoga īstuma apliecināšanu, ko veic konsulārā amatpersona (vai kompetenta ārvalsts institūcija), lai vienā valstī sastādīti dokumenti iegūtu juridisku spēku citā valstī. Legalizējot tiek apliecināts arī dokumenta parakstītājas amatpersonas tiesiskais statuss un pilnvaras.

Tā kā Kanāda nav 1961.gada Hāgas konvencijas Par ārvalstu publisko dokumentu legalizācijas prasību atcelšanu dalībvalsts, lai Kanādā sastādīti dokumenti iegūtu juridisku spēku Latvijas Republikā, dokumenti vispirms jālegalizē Kanādas Ārlietu ministrijā (Foreign Affairs Canada), bet pēc tam Latvijas vēstniecībā Kanādā.

Lai dokumentus legalizētu Kanādas Ārlietu ministrijā, tie jāsūta (vai personīgi jānogādā) sekojošam adresātam:

Foreign Affairs Canada
Legal Advisory Division
Authentication and Service of Documents Section

125 Sussex Drive, Ottawa, ON, K1A 0G2

Ierodoties personīgi jāņem vērā šīs nodaļas darba laiks: darba dienās no 10³⁰ līdz 12⁰⁰ un no 15⁰⁰ līdz 16⁰⁰

Vēstniecībā iesniegt dokumentus legalizācijai un saņemt legalizētos dokumentus ir tiesības:

Fizisko personu dokumentus:

1. personai, uz kuru dokuments attiecas – uzrādot personu apliecinošu dokumentu;
2. iepriekš minētās personas laulātajam vai radiniekam – uzrādot personu apliecinošu un radniecību apliecinošu dokumentu;
3. citai personai – uzrādot notarizētu pilnvaru

Juridisko personu dokumentus – juridiskas personas pilnvarots pārstāvis – uzrādot personu apliecinošu dokumentu.

Iesniedzamie dokumenti (ja dokumentus sūtāt pa pastu):

1. legalizējamais dokuments;

2. pavadvēstule angļu valodā minētajam departamentam, lai dokumentus pēc legalizēšanas nogādā Latvijas vēstniecībā Otavā;

3. aizpildīts iesniegums vēstniecībai:

fiziskai personai (Word.doc formātā)

juridiskai personai (Word.doc formātā)

4. dokumenti vai to kopijas, kas apliecina personas tiesības iesniegt dokumentus legalizācjai (piemēram, personu apliecinošs dokuments, radniecību apliecinoši dokumenti, pilnvara);

5. apmaksāta aploksne ar Jūsu adresi, dokumentu nosūtīšanai atpakaļ;

6. samaksa

Fiziskām personām (t.i. personas, uz kurām dokuments tieši attiecas, kā arī ja iesniedzējs, pamatojoties uz laulību un radniecību apliecinošiem dokumentiem, ir minētās personas laulātais vai radinieks) samaksa par viena dokumenta legalizāciju ir 15 Kanādas dolāri (steidzami - 25 Kanādas dolāri).

Fizisku personu pilnvarotam pārstāvim (uz pilnvaras pamata) samaksa par viena dokumenta legalizāciju ir 25 Kanādas dolāri (steidzami - 45 Kanādas dolāri).

Juridiskām personām samaksa par viena dokumenta legalizāciju ir 25 Kanādas dolāri (steidzami - 45 Kanādas dolāri).

Maksāt var ar sertificētu čeku vai naudas pārvedumu (money order) ar norādi To: Embassy of Latvia. Ierodoties personīgi, var samaksāt arī skaidrā naudā. Nekādā gadījumā nesūtiet nodevu skaidrā naudā pa pastu ne uz vēstniecību, ne uz Kanādas Ārlietu ministriju. Personīgie čeki, bankas kartes un kredītkartes netiks pieņemtas.

Legalizācija vēstniecībā tiek veikta 10 darba dienu laikā, bet steidzamā kārtībā – divu darba dienu laikā, no dokumentu iesniegšanas brīža.