Vienotās ārlietu dienesta dokumentu vadības sistēmas uzlabojumi un papildinājumi, gatavojoties Latvijas prezidentūrai Eiropas Savienībā

No pagājušā gada 6.maija līdz 2012.gada 31.decembrim Eiropas Reģionālās attīstības fonda projekta ietvaros notiek Vienotās ārlietu dienesta dokumentu vadības sistēmas uzlabošana un papildināšana.

Šī projekta mērķis ir Ārlietu ministrijā un Latvijas diplomātiskajās un konsulārajās pārstāvniecībās ārvalstīs izveidot un ieviest vienotu ārlietu dienesta dokumentu un procesu pārvaldības sistēmu, kas uzlabotu saziņu ar sabiedrību un veicinātu Latvijas un ārvalstu institūciju sadarbību.

Vienotās ārlietu dienesta dokumentu vadības sistēmas izveidošana, ārlietu dienestam palīdzēs gatavoties informācijas aprites un darba uzdevumu plūsmas pieaugumam Latvijas prezidentūras ES laikā 2015.gadā.

Līdz ar Vienotu ārlietu dienesta dokumentu un procesu pārvaldības sistēmu ir paredzēts ieviest arī e-pakalpojumus

• uzlabota un ērtāka reģistrēšanās Konsulārajā reģistrā,
• iesnieguma pieņemšana dokumentu izprasīšanai no ārvalstīm,
• informācijas pieprasījumu pieņemšana un izpilde, pamatojoties uz ārlietu dienesta arhīva dokumentiem,
• parakstīšanās uz ārlietu dienesta ziņām,
• korespondences iesniegšana,
• pieteikums darbam vai praksei Ārlietu ministrijā,
• izziņu izsniegšana.

Izveidotie e-pakalpojumi ļaus panākt iekšējo resursu ietaupījumu, radot labvēlīgu vidi un priekšnosacījumus pakalpojumu sniegšanai iedzīvotājiem. Tāpat sistēmas izveide sekmēs e-pārvaldes ieviešanu Latvijā.

Minētā sistēma tiks veidota tā, lai to būtu iespējams viegli un efektīvi paplašināt, kā arī operatīvi veikt nepieciešamās izmaiņas gan iekšējās informācijas plūsmu procesos, gan arī piedāvājot jaunus pakalpojumus sabiedrībai. Tāpat izvēlētais risinājums tiks balstīts uz modernām metodēm, kas neprasa apjomīgus programmēšanas darbus, bet to būs iespējams pielāgot un nepieciešamības gadījumā izmainīt bez būtisku valsts budžeta līdzekļu ieguldīšanas.

Papildus informācijai

• Izvērsta prezentācija (Power Point formātā)